เวลาพูดถึงเคล็ดลับการทำงานให้ประสบความสำเร็จหรือมีประสิทธิภาพนั้น เราก็มีสูตรหรือเทคนิคมากมายที่ผมเองก็หยิบมาเล่าได้เรื่อยๆ อยู่เสมอๆ ซึ่งวันนี้เองก็เช่นกันที่ผมก็มานั่งนึกดูว่าพื้นฐานสำคัญๆ ที่คนทำงานควรจะมีเพื่อให้สามารถทำงานอย่างได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นคืออะไร โดยผมแบ่งเป็นข้อๆ 4 อย่างตามนี้ครับ
1. ฝึกการคิดแบบเป็นระบบ
แม้หลายๆ คนจะบอกว่าความคิดสร้างสรรค์เป็นสิ่งสำคัญ แต่สำหรับการทำงานจำนวนมากรวมทั้งการสื่อสารกับคนอื่นๆ นั้น สิ่งที่จำเป็นมากไม่แพ้กันคือการที่คนทำงานต้องมีความคิดที่เป็นระบบ เริ่มทุกอย่างด้วยเหตุและผล การอธิบายทุกอย่างเป็นขั้นเป็นตอน ทั้งนี้ถ้าเราไม่สามารถคิดโดยอยู่บนตรรกะที่ถูกต้องได้แล้วนั้น มันก็เสี่ยงที่การทำงานต่างๆ จะอยู่บนการคิดเองเออเอง สื่อสารกับคนแบบยากที่จะเข้าใจ และทำให้หลายๆ คนไม่ซื้อไอเดียหรือร่วมเห็นด้วยไปกับเรา
จากประสบการณ์ของผมนั้น ยิ่งเราต้องทำงานกับคนหมู่มากเท่าไร มันเลยจำเป็นมากที่เราจะต้องมีความคิดความอ่านที่ชัดเจน จับต้องได้ ยิ่งสามารถทำให้มีเหตุมีผล น่าเชื่อถือมากแค่ไหน ก็จะยิ่งเป็นตัวช่วยให้สามารถคุย พรีเซนต์ และทำงานกับคนอื่นได้ง่ายด้วยเช่นกัน
2. ฝีกการมีสมาธิและโฟกัส
การโฟกัสนั้นมีอยู่หลายระดับ และในทุกระดับก็เป็นกุญแจสำคัญของการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การทำงานโดยไม่ยอมให้มีอะไรมารบกวนจนขาดสมาธิและทำงานไม่ปะติปะต่อ เช่นเดียวกับการทำงานโดยโฟกัสไปที่เป้าหมายและไม่ออกนอกเส้นทางหรือเรรวนเมื่อเจอกับสถานการณ์ต่างๆ
พอเป็นแบบนี้ ผมมักจะพูดเสมอว่าการโฟกัสกับงานที่ตัวเองทำ และเป้าหมายที่ตั้งใจไว้นั้นเป็นเรื่องสำคัญมาก เพราะมันคือแรงพลักสำคัญให้พาตัวเราไปถึงจุดที่ตั้งใจไว้ เช่นเดียวกับทำให้เราไม่วอกแวก หรือถูกดึงความสนใจจนเสียศูนย์ไปได้ง่ายๆ
3. ฝีกการปรับตัว พลิกแพลง และพัฒนาอย่างไม่มีที่สิ้นสุด
ในยุคที่ตอนนี้เรามีปัจจัยต่างๆ มากมายเข้ามาในการทำงานของเราเช่นเดียวกับสภาพแวดล้อมในตลาดที่เปลี่ยนแปลงกันแทบจะตลอดเวลา มันเลยเป็นเรื่องที่ค่อนข้างจำเป็นที่คนทำงานต้องรู้จักปรับตัวและมองเห็นโอกาสว่าจะทำอย่างไรให้ “ดีขึ้น” “เร็วขึ้น” และ “มีประสิทธิภาพมากขึ้น” โดยไม่หยุดอยู่กับที่
กระบวนการสำคัญของคนที่จะก้าวไปข้างหน้าอย่างรวดเร็วคือไม่ยึดติดกับกระบวนการเดิมๆ มากเกินไป หากเห็นอะไรไม่เวิร์ค ก็ต้องพร้อมจะรื้อแก้ ทิ้ง และสร้างสิ่งใหม่ๆ ขึ้นมาทดแทน หรือถ้าพบว่าวิธีการเดิมๆ ไม่ตอบโจทย์ก็ต้องขวนขวายหาสิ่งใหม่มาเติมแทนที่ไปเรื่อยๆ และถ้าทำเช่นนี้ได้ก็จะมีโอกาสที่จะก้าวหน้าไปอย่างเร็วมากๆ
4. ฝึกจัดระบบชีวิตตัวเองและงานให้เป็น
สิ่งที่มักทำให้การทำงานจำนวนมากเสียเวลาและไม่เกิดประสิทธิภาพ ก็เพราะการทำงานที่ไม่เป็นระบบ ทำงานประเภทตามใจฉันหรือไม่มีลำดับขั้นตอน มันก็ไม่ต่างอะไรจากการคิดแบบไม่เป็นระบบจนสุดท้ายงานที่ได้ก็ไม่มีที่มาที่ไป สับสน ฯลฯ มันเลยจำเป็นมากที่คนทำงานต้องพยายามหาวิธี “จัดการ” งานตัวเองให้เกิดระบบที่สร้างประสิทธิภาพได้สูงสุด
การเกิด “ระบบ” อาจจะฟังดูเป็นการตีกรอบ แต่จริงๆ แล้วระบบนี้ไม่จำเป็นต้องถึงขั้นข้อบังคับกันเสียทีเดียว แต่มันคือการสร้างวิถีหรือขั้นตอนที่ทำให้ทุกอย่างไหลต่อเนื่องอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ไม่ติดขัดหรือต้องวกไปวนมา
